Đa số khách hàng của METINFO là doanh nghiệp nhỏ, gần đây bắt đầu quen dần với việc dùng thư điện tử (email). Dấu hiệu tốt này cũng phát sinh một số điều cần bàn khi sử dụng email cho doanh nghiệp.
Việc đăng ký dễ dàng và miễn phí hiện nay làm bùng nổ nhu cầu giao dịch qua email. Vấn đề sẽ bình thường cho đến khi bạn dùng địa chỉ email cho những giao dịch liên quan đến pháp lý hoặc các giao dịch mà sự tin cậy là đòi hỏi hàng đầu. Đa số địa chỉ email miễn phí cho phép đăng ký nặc danh. Trời cũng không biết sau một địa chỉ email (nặc danh) là ai nếu người ta không biết nhau từ trước. Thành thử ấn tượng tin cậy ban đầu về một địa chỉ email là rất quan trọng cho các giao dịch đặc biệt kể trên nếu hai bên chưa biết nhau.
Có hai loại địa chỉ email đáng tin cậy: địa chỉ đăng ký có ghi danh và địa chỉ email của doanh nghiệp (ít nhất là về mặt lý thuyết). Bởi để có địa chỉ này người ta phải khai báo thông tin cá nhân có thể xác minh được. Các địa chỉ email có phần mở rộng (đuôi) là xyz@*.vnn.vn và xyz@tên_doanh_nghiệp.vn (com, net, info…) thuộc loại này.
Thế thì phải làm sao đây nếu không thể đăng ký địa chỉ email như trên hoặc địa chỉ đang dùng đã quá phổ biến? Bạn hãy khai báo vào hồ sơ (profile) thông tin cụ thể và (vẫn là) xác minh được! Thử nghĩ bạn sẽ nghĩ gì khi nhận một email chào hàng mà không hiểu người gởi là ai, ở đâu vì tên họ là zyx12345@yahoo.com! Tìm đến hồ sơ của họ thì trống rỗng hoặc rất kỳ cục?
Nên đăng ký ở đâu? Một người, một tổ chức… thường có nhiều địa chỉ email khác nhau cho những giao dịch khác nhau, thậm chí có những địa chỉ email ảo thực sự cho phép người ta chỉ sử dụng trong vài giờ, vài ngày rồi tự động xóa. Các dịch vụ email của Google, Yahoo!, Hotmail… là phổ biến nhất. Google Apps cho phép mở văn phòng ảo miễn phí (nhưng nếu bạn chấp nhận trả phí thì không chê vào đâu được, $50USD/năm/tài khoản).
Sau khi có một địa chỉ email, bạn nên dành một chút thời gian để dạo một vòng xem thử từng tính năng và chỉ dẫn. Bạn sẽ thấy địa chỉ email của bạn không còn là một phương tiện giao dịch thông thường mà đã trở thành một hộ chiếu (passport) vào thế giới trực tuyến. Đừng quên kiểm tra email thường xuyên! Có khi mấy tháng trời không có email nào, cũng có khi một email nào đó bị bỏ quên. Khi bạn chưa tạo cho chính mình thói quen khai thác internet, gởi email thì cũng khó nhận được của người khác.
Cuối cùng là tập sống chung với… spam! Bạn biết chữ này không?
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét