METINFO tiếp tục nhận được email từ những khách hàng mới đây thôi… chưa biết bật máy tính chỗ nào. Mà đa số là phó mặc cho nhân viên hoặc người quen. Không quá khó khăn, các bạn chỉ cần dành một chút thời gian và để ý một chút thôi vì có những giao dịch phải tự mình thực hiện, không giao cho người khác được, càng không thể nhờ… “ngoài đường” giúp đỡ.
Email là lựa chọn tốt nhất nếu bạn xác định khách hàng của bạn cũng dùng email, dù chỉ một người. Vì bạn chẳng tốn kém gì cả khi máy tính và internet đã trở thành một phương tiện thông thường cho cuộc sống và cho kinh doanh, email chỉ là một bổ sung không tốn phí.
Trong bài viết “Địa chỉ email của tôi có đáng tin?” Mblog đã nói về “hình thức” của địa chỉ email doanh nghiệp. “Hình thức” này cũng cần xem xét thêm khi doanh nghiệp có từ 2 người dùng email trở lên. Trước hết là phải cùng địa chỉ, cùng một nơi quản lý địa chỉ email. Ví dụ: giamdoc@doanhnghiepz.vn, bophanbanhang@doanhnghiepz.vn... Bên cạnh tạo cảm giác về một tổ chức, vị thế hình ảnh doanh nghiệp tăng lên còn có một ý nghĩa khác quan trọng hơn: giám sát và quản lý các mối giao dịch trong phạm vi doanh nghiệp qua email. Hãy thử nghĩ đến một nhân sự ở vị trí nhạy cảm, cần bảo mật… khi chia tay cũng mang theo các quyền truy cập email mà doanh nghiệp không quản lý được?
Một tập quán sử dụng email trong doanh nghiệp cần xây dựng cụ thể: ai có quyền quản lý địa chỉ email nào, toàn bộ quyền truy cập do ai quản lý. Thủ tục bàn giao quyền truy cập và đổi mật khẩu là một trong các bước phải làm ngay khi có trường hợp chấm dứt hợp đồng lao động hoặc thay đổi vị trì công việc nếu cần.
Không phải chủ doanh nghiệp nào cũng am hiểu chuyện kỹ thuật hoặc hứng thú với chuyện “rối rắm” này. Có một cách đơn giản và hiệu quả: gặp chuyên gia. Nếu doanh nghiệp không có bộ phận chuyên nghiệp về công nghệ thông tin thì tìm gặp một chuyên gia là không quá khó khăn. Hãy nói ra điều bạn cần và đề nghị được giải thích cặn kẽ. Chuyên gia giỏi thường là người có khả năng giải thích dễ hiểu, thấu đáo.
Lưu trữ cẩn thận email cũng là một yêu cầu đối với doanh nghiệp vì tuy chưa có luật chính thức về thương mại điện tử nhưng email vẫn được xem như chứng từ pháp lý cần thiết.
Hãy ra một cửa hàng internet, bày tỏ thực với chủ cửa hàng về việc muốn biết cách sử dụng email. Chỉ vài buổi là bạn sẽ thấy chẳng có gì khó khăn cũng như ít tốn kém hơn bạn nghĩ nhiều lắm. Bình tĩnh nhé, đừng bỏ lỡ phương tiện giao dịch đang ngày càng đắc dụng này!
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét